Blog di dario1

L'archiviazione elettronica dei documenti è una possibilità aggiuntiva data alle imprese per rendere più facile l'uso dei documenti interni. E può diventare un servizio ancora più decisivo nel caso di materiale cartaceo che abbia necessità di essere conservato in modo da non deteriorarlo.

Il sempre più impetuoso progresso tecnologico in atto, ha aperto nuove prospettive anche e soprattutto per le aziende e le amministrazioni che hanno la pressante necessità di archiviare documenti cartacei, che magari hanno anche un valore storico e che in conseguenza di ciò, andrebbero conservati senza doverli usare più volte, andando così verso l’inevitabile deterioramento. Una volta, questa funzione veniva svolta da impiegati e poteva portare via ore e ore, oltre a richiedere la formazione di veri specialisti in grado di trovare il documento cercato nel più breve tempo possibile e magari di non smarrirlo. Oggi, fortunatamente, la gestione dei documenti è notevolmente facilitata dall’uso dell’informatica e la tecnologia consente di compiere operazioni complesse come la fatturazione elettronica, la digitalizzazione di documenti storici e altre di non minore utilità in un arco di tempo molto ridotto rispetto a quello necessario quando il supporto digitale non esisteva.

Bisogna comunque considerare che l’archiviazione elettronica non è alternativa alla conservazione tradizionale dei documenti. Stiamo infatti parlando di digitalizzazione del documento originale prima che il cartaceo venga archiviato. Si tratta di una soluzione fatta all’interno di una azienda o amministrazione al fine di ottenere numerosi benefici, come quelli derivanti dai risparmi in termini di tempi di archiviazione e di ricerca del documento, maggiore sicurezza negli accessi e ottimizzazione dello spazio fisico.Questo processo, può portare ad un abbattimento dei costi e un notevole risparmio di tempo. Questo perché permette di ovviare a problemi quali la ricerca degli originali negli archivi cartacei, attività estremamente laboriosa che può richiedere molto tempo. Inoltre garantisce la riservatezza dei documenti, poiché l’accesso ad essi può essere ristretto ai soli utenti abilitati, per mezzo di password e strumenti di crittografia. Un ulteriore vantaggio è la garanzia dell’integrità del documento, che non sarà soggetto a eventi potenzialmente disastrosi, come possono essere incendi o alluvioni. Infine, è possibile condividere i documenti in rete, in modo che più utenti possano consultarli contemporaneamente. Insomma, tutta una serie di vantaggi che rendono l’archiviazione elettronica qualcosa di assolutamente conveniente per chi decide di ricorrervi.